Thao tác với ô và vùng ô

Như chúng ta đã biết, một bảng tính trong Excel có cấu trúc bao gồm nhiều hàng (Row) và cột (Column). Giao điểm của hàng và cột được gọi là ô (cell). Đây là đối tượng mà ta sẽ làm việc thường xuyên nhất. Nội dung bài viết này của chiasekienthuc.365.net sẽ trình bày các thao tác cơ bản nhất đối với ôvùng ô.

Địa chỉ ô và vùng ô

Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Khi chúng ta xử lý dữ liệu chứa trong ô, thông thường ta tham chiếu tới địa chỉ của ô hoặc vùng ô.

Biểu diễn tổng quát của địa chỉ của ô trong Excel:

Ví dụ: địa chỉ ô hợp lệ là A12, C34, G89; địa chỉ ô không hợp lệ: 67B, 45F

Thường địa chỉ ô trong Excel bao gồm:

  • Địa chỉ tương đối: cấu trúc tổng quát . Đặc điểm của loại địa chỉ này là giá trị cột, hàng sẽ thay đổi khi ta thực hiện sao chép công thức hoặc hàm. Ví dụ ở trên là địa chỉ tương đối.
  • Địa chỉ tuyệt đối: cấu trúc tổng quát <$tên cột><$số thứ tự hàng>. Đặc điểm của loại địa chỉ này là giá trị cột, hàng sẽ không thay đổi khi ta thực hiện sao chép công thức hoặc hàm. Ví dụ: $E$10.
  • Địa chỉ hỗn hợp: là loại địa chỉ ô có một thành phần tuyệt đối và một thành phần tương đối. Bao gồm:
    • Tuyệt đối theo cột, tương đối theo hàng: <$tên cột>. Giá trị không thay đổi theo cột, thay đổi theo hàng. Ví dụ: địa chỉ $D56 tuyệt đối theo cột D, tương đối theo hàng 56.
    • Tương đối theo cột, tuyệt đối theo hàng: <$số thứ tự hàng>. Giá trị thay đổi theo cột, không thay đổi theo hàng. Ví dụ: địa chỉ ô K$78 tương đối theo cột K, tuyệt đối theo hàng 78.

Địa chỉ một vùng ô trong bảng tính được xác định bằng:

địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định là : (ví dụ cột A thì được xác định là A:A) và : (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4).

Ví dụ: Ta xem xét Hình 1 bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số thứ tự dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12.

Hình 1: Địa chỉ ô và vùng ô

Hình 1: Địa chỉ ô và vùng ô

Chọn vùng ô

Cách 1: Dùng chuột

1: Trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn

2: Sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng

 3: Thả chuột.

Cách 2: Dùng phím

1: Chọn ô đầu tiên của vùng ô

2: Nhấn và giữ phím Shift trong khi nhấn phím và phím để đến ô cuối của vùng

3: Thả các phím.

Lưu ý:

  • Bạn cũng có thể chọn theo chiều ngược lại là chọn ô cuối của vùng trước và kéo chọn đến ô đầu tiên).
  • Chọn cả sheet hiện hành, nhấn tổ hợp phím
  • Chọn cả workbook (nghĩa là chọn tất cả các sheet), bạn nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets.

Trên hình 2 minh họa thao tác chọn vùng ô có địa chỉ C5:K18.

Hình 2: Chọn vùng ô

Hình 2: Chọn vùng ô

Sao chép và di chuyển vùng

Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:

Cách 1: Dùng Ribbon

 1: Chọn vùng ô

2: Trên tab Home, chọn nhóm Clipboard, nhấn nút Copy hay Cut

3: Di chuyển đến nơi đích (vị trí cần sao chép/di chuyển dữ liệu)

4: Trên tab Home, chọn nhóm Clipboard, nhấn nút Paste.

Cách 2: Dùng chuột

1: Chọn vùng ô.

 2: Nhấn và giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu bạn muốn sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển)

 3: Kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột.

Dán đặc biệt (Paste Special)

Sau khi chọn vùng ô, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. 

Hình 3: Các tùy chọn của Paste Special

Hình 3: Các tùy chọn của Paste Special

Nội dung Chức năng
All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn
Formulas Dán giá trị và công thức thức, không định dạng
Values Chỉ dán giá trị và kết quả công thức
Formats Chỉ dán định dạng, bỏ qua tất cả các giá trị và công thức
Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô
Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích
All using source theme Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn
All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ khung viền
Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột
Formulas and number formats Dán vào các giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số
Values and number formats Dán vào giá trị, kết quả của công thức 
None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sẽ dán vào
Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích
Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn
Multiply Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn
Divide Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của vùng nguồn
Skip blanks Không dán đè các ô trống ở vùng nguồn 
Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột 
Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn

Đặt tên cho vùng ô

Việc đặt tên vùng giúp ích rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như: vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay chọn các vùng đã được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5).… Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không được bắt đầu là số, tên không được đặt giống các địa chỉ tham chiếu.

Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng cần đặt tên→chọn nhóm Formulas→Defined Names→Define Name, hộp thoại New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập chú thích nếu cần, sau đó nhấn OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên trực tiếp từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng chọn từ Formulas →Defined Names→Create from Selection.

Hình 4 mô tả đặt tên Monday cho vùng ô có địa chỉ tuyệt đối là $A$8:$A$13.

Hình 4: Đặt tên cho vùng ô

Hình 4: Đặt tên cho vùng ô

Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt, bạn vào nhóm Formulas→Defined Names→Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,…

Thêm chú thích cho ô

Sẽ giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được rõ ràng hơn.

  • Thêm chú thích: chọn ô→chọn nhóm Review→Comments→New Comment và nhập nội dung chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể nhấp phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment.
  • Đọc chú thích: chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review→Comments→Next hay Previous.
  • Để ẩn/hiện chú thích: vào Review→Comments→Show All Comments (ẩn/hiện tất cả) hoặc Show/Hide Comment (ẩn/hiện chú thích ô đang chọn).
  • Hiệu chỉnh chú thích: chọn ô→Review→Comments→Edit Comment. Ngoài ra để hiệu chỉnh nhanh bạn có thể nhấp phải chuột vào ô, chọn Edit Comment từ hộp thoại xổ xuống.
  • Xóa chú thích: chọn ô cần xóa chú thích→Review→Comments→Delete. Hoặc nhấp phải chuột và chọn Delete Comment.
Hình 5: Minh họa hiển thị chú thích

Hình 5: Minh họa hiển thị chú thích

Như vậy, thông qua bài viết này mình đã trình bày với các bạn nội dung rất cần thiết khi chúng ta làm việc với ô và trong Excel. Đó là địa chỉ ô và địa chỉ vùng ô.

Trong bài viết tới mình sẽ tiếp tục cùng các bạn tìm hiểu các thao tác đối với kích thước ô.

Hẹn sớm gặp lại các bạn!

Admin An Khang

Hãy đọc, hãy học, hãy làm!
Hãy làm những việc nhỏ khi nó còn dễ, và hãy làm những việc lớn khi nó còn nhỏ. Nếu bạn chưa làm được hãy chia sẻ với chúng tôi, Chiasekienthuc365 sẽ hỗ trợ bạn!