Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel

Microsoft Excel là một chương trình phần mềm của hãng Microsoft, được phát hành lần đầu vào tháng 9 năm 1985.

Excel là gì? – Microsoft Excel

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện các công việc:

  • Tính toán, phân tích dữ liệu.
  • Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách.
  • Vẽ đồ thị và các sơ đồ.
  • Tự động hóa các công việc bằng các macro.

Các thành phần của một tài liệu Excel – Microsoft Excel

Hình vẽ dưới đây mô tả các thành phần cơ bản nhất của một tài liệu Microsoft Excel. Chúng ta hãy cùng nhau đi tìm hiểu một số khái niệm cơ bản:

Giao diện của Workbook - Microsoft Excel

Giao diện của Workbook

Workbook:

Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.

Worksheet (Sheet): – Microsoft Excel

Được gọi là bảng tính, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).

Sheet tabs:

Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.

Ribbon là gì? – Microsoft Excel

Từ phiên bản Microsoft Excel 2010 trở về sau, Microsoft đã thay đổi thiết kế giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Add-Ins…

Ribbon

Ribbon

Sau đây ta xem xét chức năng của từng nhóm Ribbon cụ thể:

  • Home: nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
  • Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
  • Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
  • Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), điều khiển việc tính toán của Excel.
  • Data: thao tác đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…
  • Review: kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
  • View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …
  • Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.

Thực đơn ngữ cảnh - Microsoft Excel

Thực đơn ngữ cảnh

Trên đây là một số giới thiệu chung nhất về phần mềm bảng tính Microsoft Excel, phiên bản từ 2010, cùng với sự thay đổi về giao diện người sử dụng so với các phiên bản trước đó. Các phiên bản về sau như MS Excel 2013, 2016… đều có giao diện tương tự. Ở nội dung các bài viết tiếp theo chúng ta sẽ từng bước tìm hiểu làm việc với phần mềm này để giải quyết các vấn đề trong thực tế thông qua các ví dụ cụ thể.

Chúc bạn thành công.

Admin An Khang

Hãy đọc, hãy học, hãy làm!
Hãy làm những việc nhỏ khi nó còn dễ, và hãy làm những việc lớn khi nó còn nhỏ. Nếu bạn chưa làm được hãy chia sẻ với chúng tôi, Chiasekienthuc365 sẽ hỗ trợ bạn!