Excel cơ bản – hướng dẫn cho kế toán và văn phòng

Excel cơ bản, bài viết này chisekienthuc365.net chia sẻ cách sử dụng Excel hay giúp các bạn biết cách sử dụng chương trình bảng tính Excel. Ứng dụng này rất hữu ích với những người làm kế toán, văn phòng, bán hàng… hay làm việc với bảng tính Excel.

Những hướng dẫn sau đây giúp các bạn dễ dàng khi làm việc với bảng  với bảng tính Excel. 

1. Mở nhiều bảng tính Excel cơ bản cùng một lúc:

Khi làm việc với bảng tính Excel cũng có lúc bạn cần mở nhiều tệp so sánh đối chiếu.  Bạn ấn phím Ctrl chọn đồng thời nhiều tệp và nhấn Enter. Tất cả các tệp được chọn sẽ được mở đồng thời.

Mở nhiều bảng tính đồng thời. Nguồn www.dantaichinh.com

2. Chức năng Hiện/ ẩn các phím tắt:

Điểm nổi bật được biết đến trong Excel 2007 trở về sau. Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó. Bạn nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Chức năng này  không cần phải nhớ các tổ hợp phím giúp bạn làm việc nhanh, hiệu quả hơn.

3. Chọn tất cả dữ liệu trong excel cơ bản

+ Cách 1: Chọn tất cả dữ liệu trong bảng tính Excel bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A.

+ Cách 2:  Nhấn chuột vào  góc trên bên trái giao giữa cột và hàng của bảng tính Excel, toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.

Chọn tất cả các phím tắt trong excel cơ bản. Nguồn www.dantaichinh.com

Chọn tất cả các phím tắt trong excel cơ bản. Nguồn www.dantaichinh.com

4. Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại trong Excel cơ bản

Sau khi đã hoàn thành  xong một bảng tính, muốn chuyển cột thành dòng hoặc dòng thành cột. Cách thực hiện như sau:

Chọn dòng (hoặc cột) cần chuyển, sau đó nhấn Copy trên menu hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+C. Chọn ô  dán bảng tính vào và chọn Paste Special trên menu hoặc Alt+E chọn  S.

Hội thoại Paste Special xuất hiện lựa chọn Transpose, nhấn OK.

Chuyển cột thành dòng và ngược lại trong Excel cơ bản. Nguồn www.dantaichinh.com

Chuyển cột thành dòng và ngược lại trong Excel cơ bản. Nguồn www.dantaichinh.com

Chuyển cột thành dòng và ngược lại trong Excel cơ bản. Nguồn www.dantaichinh.com

Chuyển cột thành dòng và ngược lại trong Excel cơ bản. Nguồn www.dantaichinh.com

5. Cách chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel cơ bản

Làm việc nhiều bảng tính cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng tính so sánh đối chiếu khiến bạn cảm thấy phiền phức.  Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng.

6. Cách tạo Shortcut Menu mới

Trên Excel có 3 biểu tượng Menu là Save, Repeat Typing, Undo Typing. Có thể sử dụng nhiều phím tắt hơn như Copy hoặc Cut, cách làm như sau:

Vào menu File ® Option ® Quick Access Toolbar hộp thoại Excel Options xuất hiện. Trong mục Choose Commands from chọn biểu tượng Cut và Copy nhấn nút Add  sang cột Customize Quick Access Toolbar.

Sau khi nhấn OK kết quả xuất hiện 2 tùy chọn phím tắt ở menu

Tạo một shorrtcut menu mới trong Excel cơ bản

Tạo một shorrtcut menu mới trong Excel cơ bản. Nguồn www.dantaichinh.com

7. Tạo một đường chéo trong ô

Quản lý bán hàng, quản lý kho…  tạo ra danh sách hàng hóa hay vật tư là công việc hàng ngày. Để tạo một đường chéo để phân chia các thuộc tính khác nhau cho hàng và cột cách tạo như sau:

Chọn ô muốn kẻ đường chéo, nhấn chuột phải và chọn Format Cell. Hộp thoại Format Cells xuất hiện, chọn mục Border nhấn vào nút đường chéo.

8. Cách Ẩn hoặc hiện dòng trong Excel cơ bản

Đối với bảng tính Excel cơ bản quá dài, xem cho dễ hơn có thể  ẩn bớt các dòng đi. Các dòng đó sẽ hiển thị ra vô cùng nhanh chóng, chỉ cần nhấn đúp vào các dòng đó, cách làm như sau:

Bôi đen các  dòng cần ẩn đi nhấp phải chuột chọn Hide. Hiển thị lại dòng đã ẩn,  bôi đen hai dòng gần dòng đã ẩn nhấp phải chuột chọn Unhide.

9. Di chuyển và sao chép dữ liệu

Di chuyển dữ liệu từ một cột trong bảng tính, chọn cột dữ liệu đó, đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn. Khi nó chuyển sang biểu tượng mũi tên     thì kéo dữ liệu sang cột khác.

Sao chép dữ liệu  nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu, con trỏ có dạng 2 dấu cộng  kéo chuột xuống. Dữ liệu sẽ sao chép toàn bộ.

10. Xóa ô dữ liệu trống

Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống. Nếu cần xóa những ô này để đạt độ chính xác của các dữ liệu khác.  Chọn cột muốn lọc chọn Data->Filter. Sau đó hộp thoại xuất hiện, bỏ chọn Select All và chọn Blank. Các ô trống  được hiển thị, nhấn  Delete để xóa các ô trống này.

11. Lọc giá trị duy nhất trong một cột

Lọc được giá trị dữ liệu duy nhất trong một cột, vào Data->Advanced.  Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện, tích  vào ô copy to another location và chọn cột muốn chứa dữ liệu được chọn.  Sau đó, chọn ô Unique records only và nhấn OK.

12.Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô trong Excel cơ bản

Việc duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, nhiều khi cần thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu đầu vào hợp lệ. Chẳng hạn, khi thực hiện một cuộc khảo sát độ tuổi, chỉ lấy dữ liệu của những người có độ tuổi từ 18 đến 60 tuổi. Cách là như sau:

Chọn Data->Data Validation->Setting để nhập các điều kiện dữ liệu hộp thoại Data Validation xuất hiện. Sau khi thiết lập thông số tại mục Settings chuyển sang Input Message để nhập thông báo nếu nhập dữ liệu ngoài khoảng trên.

13. Cách Ghép nối văn bản với &

Ghép các ký tự từ các ô khác nhau thành một chuỗi ký tự,  có thể sử dụng dấu &. Trong ví dụ sau đây,  công thức =B3&C3&D3&E3  kết quả như sau Bột ngọt100250002500000.

14. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Trong Excel có nhiều hàm ký tự, một số các hàm sau chuyển đổi chữ hoa, chữ thường:

  • Upper: Viết hoa tất cả. Ví dụ = Upper(“excel cơ bản”) kết quả EXCEL CƠ BẢN
  • Lower: Viết thường tất cả. Ví dụ = Lower (“EXCEL CƠ BẢN”) kết quả excel cơ bản
  • Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi. Ví dụ = Proper(“excel cơ bản”) kết quả Excel Cơ Bản.

15. Nhập vào giá trị bắt đầu với 0

Trong thực tế, khi nhập vào bảng tính  một giá trị bắt đầu với số 0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0. Bạn có thể nhập đơn giản bằng cách thêm một dấu nháy đơn trước chuỗi kí tự cần nhập.

16. Tăng tốc độ nhập liệu với Auto Correct

Tương tự như phần mềm Word  trong Excel cơ bản có chức năng thay thế chuỗi vẵn bản. Ví dụ, có thể đặt từ viết tắt LZ,  Excel sẽ tự động thay bằng Liza Brown. Cách làm như sau chọn  File->Options->Proofing->AutoCorrect Options hộp thoại AutoCorrect Options  xuất hiện. Trong mục Replace nhập giá trị LZ, mục With thay thế  Liza Brown nhấn OK.

17. Xem thống kê về số liệu

Đa số người dùng đều biết cách xem thống kê về số liệu ở góc phải của bảng  tính Excel như trung bình, tổng cộng. Có thể di chuyển con trỏ chuột  góc dưới cùng bên phải và nhấn chuột phải  hộp thoại Customize Status Bar xuất hiện, chọn một thống kê như Minimum hay Maximum.

18. Cách đổi tên một sheet trong Excel cơ bản

Có 2 cách để đổi tên một sheet như sau:

+ Cách 1:  Chọn Sheet cần đổi tên nhấn chuột phải và chọn Rename.

+ Cách 2: Chọn sheet cần đổi tên nhấp đúp chuột vào sheet đó để đổi tên.

Trên đây là những chia sẻ về Excel cơ bản  tuy nhỏ mà lại vô cùng hữu ích giúp bạn có thêm nhiều kiến thức bổ ích. Sau khi sử dụng một thời gian, người dùng sẽ thấy nâng cao hiệu quả làm việc một cách rõ rệt. Hãy chia sẻ những bài viết của chiasekienthuc365.net cho bạn bè nhé.

Trân trọng cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!

Bạn đọc quan tâm

Admin An Khang

Hãy đọc, hãy học, hãy làm!
Hãy làm những việc nhỏ khi nó còn dễ, và hãy làm những việc lớn khi nó còn nhỏ. Nếu bạn chưa làm được hãy chia sẻ với chúng tôi, Chiasekienthuc365 sẽ hỗ trợ bạn!