Excel cơ bản đến nâng cao các kỹ năng cực hữu ích

Mục Lục Nội Dung

Excel là ứng dụng văn phòng được sử dụng nhiều cho người dùng chuyên nghiệp và người dùng hàng ngày. Như chúng ta đã biết Excel có thể làm được nhiều điều hơn bạn nghĩ. Bởi chúng có nhiều chức năng tuyệt vời. Vậy Excel hữu ích như thế nào mà được nhiều người dùng đến vậy? Bài viết sau đây, chiasekienthuc365.net sẽ chia sẻ cho bạn những kỹ năng Excel cơ bản đến nâng cao. Giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn.

1. Các kỹ năng Excel cơ bản đến nâng cao

Excel là ứng dụng văn phòng được sử dụng nhiều cho người dùng chuyên nghiệp và người dùng hàng ngày

Excel là ứng dụng văn phòng được sử dụng nhiều cho người dùng chuyên nghiệp và người dùng hàng ngày (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

1. 1. Excel cơ bản đến nâng cao giúp loại bỏ các ô trống không dùng đến

Nếu bạn đang làm việc với một Excel tài liệu với nhiều dữ liệu. Bạn chọn một cột hoặc dòng với ô trống và nhấn Ctrl + G. Cửa sổ xuất hiện bạn click vào nút Special và chọn Blanks. Sau đó nhấn phím tắt Ctrl + – và Shift cells up > Ok.

1. 2. Sửa đổi kích thước hàng và cột trong Excel cơ bản đến nâng cao.

Kích thước của hàng và cột trong Excel có thể luôn luôn không theo đúng chuẩn bạn cần. Nên muốn điều chỉnh kích thước thì bạn chọn hàng và cột muốn sửa chọn tab Home. Sau đó nhấp chuột vào tùy chọn Format > Adjust Cell Size (định dạng, điều chỉnh kích thước ô)… Và click vào Row height ( chiều cao) để làm cho kích thước ô cao hơn. Để làm ô kích thước to hơn bạn click vào Column width và nhập số mà bạn cần.

1. 3. Tạo đường chéo trong ô trong phần mềm Excel cơ bản đến nâng cao.

Bạn chỉ cần click vào trang chủ > Font chữ > More Borders. Bạn sẽ nhìn thấy nhiều lựa chọn ở đây. Những cái mà sẽ cho bạn một đường chéo trong ô theo ý muốn nằm ở góc bên trái phía dưới cửa sổ. Bạn nhấp vào đó để lưu lại các lựa chọn của bạn. Và trong bảng Excel đã xuất hiện một đường chéo trong ô.

1. 4. Ẩn công thức trong phần mềm Excel cơ bản đến nâng cao.

Nếu bạn nhập vào phần phía trên phần xem trước bên cạnh nút Function. Bạn sẽ nhìn thấy tính toán trong công thức tính. Đây là một tính năng rất tiện ích nhưng khá rắc rối. Nếu bạn đang xử lý một phép tính phức tạp nào đó. Để dọn dẹp bạn có thể ẩn công thức tính bằng cách click vào ô mà có phép tính đó. Bạn click chuột phải và chọn Format đi đến Protection. Nhấp chuột chọn Hidden box sau đó bạn click vào OK để lưu lại lựa chọn của bạn. Để thêm mật khẩu bảo vệ tài liệu Excel của mình. Bạn tìm đến tab Review và chọn Protect Sheet tạo mật khẩu. Và xem công thức tính của mình biến mất như thế nào.

1. 5. Thêm hoặc xóa cột, dòng, ô trong công cụ Excel

C1: Nhấp chuột vào tùy chọn Format > Adjust Cell Size… Và click vào Row height để làm cho ô cao hơn. Để làm kích thước ô to hơn bạn click vào Column width và nhập số mà bạn cần.

C2: Với lệnh Insert và Remove trên thanh ribbon. Bạn có thể thêm hoặc xóa số lượng cột, dòng và ô tùy theo ý muốn.

1. 6. Sử dụng định dạng có điều kiện trong phần mềm Excel cơ bản đến nâng cao

Bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện (conditional formatting). Bạn có thể làm nổi bật hay muốn thay đổi màu sắc của ô phụ thuộc vào giá trị của chúng. Bạn chọn cột mà bạn muốn định dạng và click vào tùy chọn Conditional Formatting. > Highlight Cell Rules từ menu thả xuống và chọn Duplicate Values.

1.  7. Chuyển đổi dòng thành cột và ngược lại trong Excel cơ bản đến nâng cao

Nếu bạn muốn tài liệu của mình có tổ chức không quá dài bạn chọn và sao chép các ô mà bạn muốn tổ chức. Sau đó click vào ô mà bạn muốn thêm dữ liệu và nhấp chuột phải chọn Paste Special (dán đặc biệt). Khi một cửa sổ mới xuất hiện bạn chọn Transpose > OK.

1. 8. Lưu biểu đồ thành mẫu trong phần mềm Excel

Bạn vừa tạo được biểu đồ ứng ý của mình thì hãy lưu nó lại dưới dạng một mẫu có sẵn. Bạn thực hiện điều đó bằng cách nhấn chuột phải vào biểu đồ và chọn Save as Template. Tùy chọn này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian cho những tài liệu tiếp theo.

2. Các phím tắt Excel từ cơ bản đến nâng cao

. Như chúng ta đã biết Excel cơ bản đến nâng cao có thể làm được nhiều điều hơn bạn nghĩ. Bởi chúng có nhiều chức năng tuyệt vời. (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

Như chúng ta đã biết Excel cơ bản đến nâng cao có thể làm được nhiều điều hơn bạn nghĩ. Bởi chúng có nhiều chức năng tuyệt vời. (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

  •         Ctrl + -: Làm cho các phần đã xóa xuất hiện.
  •         Ctrl + A: Chọn tất cả dữ liệu của bạn
  •         Shift + Spacebar: Chọn các ô bạn đang sử dụng.
  •         Ctrl + V: Dán những gì bạn vừa sao chép được
  •         Ctrl + Spacebar: Chọn cột của ô bạn đang sử dụng.
  •         Phím Ctrl + End: Đi đến ô cuối cùng dữ liệu của bạn
  •         Ctrl + Home: Chọn ô đầu tiên với dữ liệu của bạn.
  •         Phím Ctrl + Down Arrow: ô cuối cùng của cột bạn đang sử dụng.
  •         Ctrl + Up Arrow:  ô đầu tiên của cột bạn đang sử dụng.

3. Một vài kỹ năng hữu ích khác trong Excel cơ bản và nâng cao

PivotTables là Excel kỹ năng cần thiết nhất với dân văn phòng khi phải thường xuyên xử lý bảng tính.

PivotTables là Excel kỹ năng cần thiết nhất với dân văn phòng khi phải thường xuyên xử lý bảng tính. (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

3.1. Sao chép nhanh chóng một công thức phần mềm Excel cơ bản và nâng cao

Để sao chép một công thức nhanh chóng. Bạn đặt trỏ chuột vào góc dưới bên phải vị trí có ô bạn muốn sao chép. Con trỏ chuột sẽ chuyển thành biểu tượng dấu cộng( +). Sau đó bạn chỉ cần click chuột vào đó để sao chép.

3.2. Loại bỏ khoảng trắng thừa trong ô

Để xóa các khoảng trắng thừa trong bảng tính. Bạn chọn ô nơi mà công thức của bạn sẽ xuất hiện. Bạn gõ = trim (tên của ô) và nhấn Enter chẳng hạn như = trim (F6). Lệnh này sẽ không bỏ thừa khoảng trắng giữa các ký tự.

3.3. Sử dụng kỹ năng Text to Column ( Văn bản thành cột).

Cách này giúp bạn dễ dàng tách dữ liệu của một ô vào các ô khác nhau. Để sử dụng cách này bạn hãy tìm đến tab Data và chọn cột mà bạn muốn tách. Nhấp vào Text to Column ( văn bản thành cột). Sau đó nhấp vào Next chọn các ký tự bạn muốn chia vào các cột. Bằng cách điền vào ô Other (khác).

3.4. PivotTables Excel văn phòng

PivotTables là Excel kỹ năng cần thiết nhất với dân văn phòng khi phải thường xuyên xử lý bảng tính. Bạn nên dùng chúng để phân loại, tính tổng, đếm hoặc trung bình giá trị ở một bảng tính lớn. Và hiển thị chúng trong một worksheet ( bảng tính) mới.

3.5. Tối ưu hóa để in ấn trong Excel cơ bản đến nâng cao

Hầu như khi sử dụng dùng Excel đều gặp phải vấn đề về in ấn. Để mọi văn bản in dữ liệu từ Excel đều đúng như ý muốn. Bạn nên sử dụng các tính năng xem trước khi in. Chọn kích thước vừa một trang, điều chỉnh căn lề, lựa chọn vùng in. In theo chiều dọc hoặc ngang trong bảng tính ở mục Print trong Microsoft Excel. Đầu tư chút thời gian để tìm hiểu kỹ năng sử dụng Excel cơ bản đến nâng cao này. Sẽ giúp bạn xử lý tính năng bảng một cách thoải mái hơn nhất. 

3.6. Sử dụng Excel cơ bản đến nâng cao để xem thống kê nhanh về tổng, mix, max,…

Khi người dùng excel biết về những hàm excel thông dụng để tính toán thống kê. Như sum để tính tổng và min max để tính giá trị nhỏ nhất lớn nhất trong một vùng dữ liệu bảng tính. Thay vì phải dùng hàm các bạn có thể xem thống kê nhanh về số liệu của một vùng dữ liệu. Bằng cách quét vùng dữ liệu và xem ở dưới thanh công cụ Status bar ( thanh trạng thái).

3.7. Tự động tính tổng không cần dùng hàm với “ALT + =” trong phần mềm Excel.

Người sử dụng Excel từ cơ bản đến nâng cao đều biết đến hàm tính tổng SUM. Dùng để tính tổng một vùng giá trị nào đó hàm này rất đơn giản. Nhưng không phải ai cũng biết cách để dùng hàm này một cách nhanh nhất. Chúng ta không cần phải  viết ra một cú pháp đầy đủ. Mà chỉ cần áp dụng những cách sau đây:

Cách 1: Dùng tổ hợp bàn phím nhấn ALT và phím =. Sau đó nhấn Enter -> chưa đến 1s là xong.

Cách 2: Nhấn vào nút chỉ huy (command) biểu tượng tổng trong toán học trên thanh ribbon – thẻ Home.

3.8. Bật tính năng lọc dữ liệu Data Filter cực nhanh cùng “Ctrl + Shift + L”.

Nhấn cùng lúc 2 tổ hợp phím “Ctrl + A”.  (Bôi đen toàn bộ bảng) và “Ctrl + Shift + L” (Bật chức năng lọc) .

Chú thích: Dữ liệu bảng mà bạn muốn lọc phải bao gồm các liên kết dữ liệu chặt chẽ không bị rời rạc. Như vậy thì bạn chỉ cần nhấn vào ô bất kỳ trong bảng sau đó nhấn 2 tổ hợp phím kia là xong.

3.9. Hiển thị công thức cực nhanh với “Ctrl + ~” trong phần mềm Excel cơ bản đến nâng cao.

Khi người dùng thường xuyên phải sử dụng với những công thức excel thì không thể không biết tổ hợp phím này. Thay vì phải vào tab Formulas – Show Formulas. Các bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là xong. Nếu các bạn muốn ẩn công thức đi thì lại lặp lại tổ hợp phím “CTRL + ~” .

4.Kết luận

Có thể nói những kỹ năng Excel cơ bản đến nâng cao là vô cùng hữu ích. Mang đến sự tiện lợi trong quá trình sử dụng. Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp ích để công việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

Có thể nói những kỹ năng Excel cơ bản đến nâng cao là vô cùng hữu ích. Mang đến sự tiện lợi trong quá trình sử dụng. Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp ích để công việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

Trên đây là những kiến thức kỹ năng sử dụng Excel cơ bản đến nâng cao trong công việc văn phòng. Có thể nói những kỹ năng này là vô cùng hữu ích. Mang đến sự tiện lợi trong quá trình sử dụng. Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp ích để công việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Nếu bạn còn bất cứ băn khoăn nào, hãy để lại bình luận bên dưới bài viết để cùng trao đổi nhé!

Hãy chia sẻ bài viết của chiasekienthuc365.net nếu bạn thấy hữu ích cho bạn bè. Chúc các bạn thành công, trân trọng cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!

Bạn đọc quan tâm

Admin An Khang

Hãy đọc, hãy học, hãy làm!
Hãy làm những việc nhỏ khi nó còn dễ, và hãy làm những việc lớn khi nó còn nhỏ. Nếu bạn chưa làm được hãy chia sẻ với chúng tôi, Chiasekienthuc365 sẽ hỗ trợ bạn!