Cách chuyển file Word sang Excel trong bộ ứng dụng văn phòng bạn cần biết

Phần mềm Word hay Excel là một kho tàng kiến thức vô cùng rộng lớn. Mà không phải ai cũng đủ tự tin nhận rằng mình đã biết tất cả. Chính vì vậy bài viết của chiasekienthuc365.net sẽ hướng dẫn các bạn. Cách chuyển file Word sang Excel. Chắc chắn sẽ giúp ích cho rất nhiều người đang có nhu cầu sử dụng.

1. Cách chuyển File Word sang Excel.

Bạn có file Word muốn chuyển sang Excel để dễ dàng tính toán và xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn.

Cách chuyển file Word sang Excel là bạn bôi đen tất cả các ô rồi nhấp chuột phải, chọn lệnh “Copy” (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

1.1. Lưu Định Dạng Plain Text Và Import Vào Excel

Bước 1

Mở tập tin Word mà bạn muốn chuyển đổi sang Excel. Trên giao diện Word bạn chọn tab File ->Save As ->Browse.  (Tập tin- lưu dưới dạng – duyệt). Hoặc các bạn nhấn chọn phím F12 để mở cửa sổ Save As lưu file.

 Bước 2:

Tại cửa sổ Save As bạn chọn thư mục để lưu file. Trong phần Save As type bạn chọn định dạng là Plain Text (Văn bản thô) rồi chọn Save.

Bước 3:

Lúc này sẽ xuất hiện giao diện File Conversion (chuyển đổi tệp). Bạn tích chọn Other encoding (mã hóa khác).  Nếu trong Word của bạn sử dụng Unicode có sẵn để tránh chuyển sang văn bản thô bị lỗi font. Bạn nhấn OK để lưu file Word thành định dạng Plain Text.

Bước 4:

Bạn mở file Excel mới lên trên giao diện Excel bạn chọn mục tab Data ->From Text.

Bước 5:

Lúc này xuất hiện cửa sổ Import Text File ( nhập tệp văn bản). Bạn chọn đến mục file Plain Text mà bạn vừa lưu và nhấn chọn Import.

Bước 6:

Tại cửa sổ trình hướng dẫn nhập văn bản (Text Import Wizard – Step) bạn chọn Delimited. Nếu tệp tin trong Word là bảng bao gồm cả tiêu đề cột. Các bạn đánh dấu tích vào chọn My data has headers chọn xong bạn nhấn Next.

Bước 7:

Tiếp theo tại cửa sổ Text Import Wizard (Trình hướng dẫn nhập văn bản). Bạn chọn dấu phân cách có trong Word để tách cột trong Word. Nếu bạn không muốn phân cách dữ liệu theo dấu phân cách. Bạn bỏ chọn tất cả sau đó bạn nhấn Next.

Bước 8:

Bạn chọn kiểu định dạng dữ liệu trong phần Text Import Wizard. ( trình hướng dẫn nhập văn bản) rồi nhấn chọn Finish.

Bước 9:

Trong hộp thoại Import Data( nhập dữ liệu) bạn cần chọn vị trí để đưa dữ liệu vào:

– Chọn Existing worksheet (sheet hiện tại);

– Chọn New worksheet (sheet mới).

Sau đó bạn nhấn OK để hoàn thành thao tác chuyển tệp tin Word sang Excel.

Tiếp tục chọn “HTML” để giữ nguyên định dạng nội dung tài liệu Word của bạn (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

Tiếp tục chọn “HTML” để giữ nguyên định dạng nội dung tài liệu Word của bạn (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

1.2.  Sử Dụng công cụ chuyển đổi word sang excel

Để thực hiện việc chuyển đổi tệp tin Word Sang Excel. Bạn lưu ý chuyển đổi phải là tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu. Thì việc chuyển đổi mới không bị lỗi font chữ các bạn nhé!

Bước 1: Bạn truy cập vào trang Convert Chuyển. Đổi mục Word sang Excel Convertio

Bước 2: Nhấn chọn vào máy tính(From Computer). Để chọn file Word cần chuyển đổi.

Bước 3: Bạn nhấn From Computer để Website (trang mạng) thực hiện việc chuyển đổi:

2. Cách sao chép từ Word sang Excel giữ  nguyên định dạng

Khi làm việc với các công cụ văn phòng là Word, Excel. Hay các dịch vụ văn phòng trực tuyến khác như Google Docs. Sẽ có lúc bạn cần sao chép dữ liệu từ công cụ này sang công cụ khác. Giống như sao chép dữ liệu văn bản từ Word sang Excel.

2.1. Cách sao chép từ Word sang Excel

Bước 1: Trong giao diện tại công cụ  Excel bạn nhấp chuột tại vị trí muốn chèn nội dung văn bản Word. Rồi chọn Paste Special (dán đặc biệt).

Bước 2: Xuất hiện giao diện hộp thoại Paste Special. Tại đây bạn hãy chọn vào mục Paste rồi chọn tiếp vào HTML. Để giữ nguyên định dạng nội dung tài liệu nhấn OK để tiếp tục.

Bước 3: Bạn chờ để Excel tiến hành nhập nội dung vào trong Word hoàn tất. Sau khi hoàn tất việc sao chép bạn có thể nhìn thấy. Định dạng font chữ đã được giữ nguyên màu nền ở từng ô. Trong bảng Word sang Excel cũng không bị thay đổi. Nhưng  bảng kích thước từ Word sang Excel sẽ không được giữ nguyên. Thao tác tiếp theo của bạn đó là điều chỉnh lại kích thước bảng dữ liệu là xong.

3. Cách chuyển file Word sang Excel

Bạn có file Word muốn chuyển sang Excel để dễ dàng tính toán và xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn. Nhưng nếu nhập lại thì sẽ mất rất nhiều thời gian phải chỉnh sửa. Vì vậy bạn đang tìm ứng dụng cách chuyển file Word sang Excel phải không? Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn đến các bạn hai cách chuyển file Word sang Excel. Mời các bạn cùng tham khảo.

3.1. Lưu định dạng Plain Text và nhập vào Excel

Bước 1: Các bạn mở tập tin Word mà bạn muốn chuyển đổi sang trang tính Excel. Trên giao diện Word các bạn chọn File -> Save As -> Browse( tệp – lưu dưới dạng – duyệt). Hoặc nhấn chọn phím F12 để mở cửa sổ Save As lưu file.

Bước 2: Xuất hiện File Conversion (chuyển đổi tệp). Các bạn tích chọn Other encoding. Nếu Word của bạn sử dụng Unicode dựng sẵn để tránh chuyển sang Plain Text bị lỗi font. Nhấn OK để lưu file Word.

Bước 3: Mở tập tin Excel mới trên giao diện Excel các bạn chọn thẻ Data -> From Text.

Bước 4: Xuất hiện cửa sổ Import Text File (nhập tệp văn bản). Các bạn chọn đến file Plain Text ( tệp văn bản thuần túy) mà bạn vừa lưu và chọn Import.

Bước 5: Trong cửa sổ Text Import Wizard ( trình hướng dẫn nhập văn bản). Các bạn chọn Delimited.  Nếu dữ liệu trong Word là bảng  bao gồm tiêu đề cột rồi. Thì các bạn đánh dấu tích vào chọn My data has headers (dữ liệu của tôi có tiêu đề).  Tiếp theo nhấn Next.

Bước 6: Tại cửa sổ Text Import Wizard (nhập văn bản). Chọn dấu phân cách để tách cột trong Word. Nếu không muốn phân tách dữ liệu theo dấu phân cách, bạn bỏ chọn trong tất cả nhấn Next.

Bước 7: Chọn kiểu định dạng dữ liệu trong phần Text Import Wizard. Tiếp theo các bạn nhấn chọn Finish.

Bước 8: Trong hộp thoại Import Data (nhập dữ liệu). Các bạn chọn vị trí để đưa dữ liệu vào Existing worksheet (sheet hiện tại). New worksheet (sheet mới). Sau đó nhấn OK.

3.2. Sử dụng phần mềm MS Word To Excel Converter Software

Bước 1: Các bạn tải để cài đặt phần mềm MS Word To Excel Converter Software. ( phần mềm chuyển đổi từ Word sang Excel) vào hệ thống.

Bước 2: Chạy chương trình lên trên giao diện các bạn chọn Add Doc File( thêm tệp tài liệu). Các bạn có thể chọn tất cả các file Word trong một thư mục. Bằng cách chọn Add All Doc Files In Folder ( thêm tất cả tài liệu trong thư mục).

Bước 3: Xuất hiện cửa sổ Add File (thêm tập tin) các bạn chọn đến tập tin Word  chuyển sang  Excel và nhấn Open

Bước 4: Trong phần Add Doc File (tệp tài liệu) các bạn lựa chọn tùy chọn phân cách:

  •         Do not split: không chia.
  •         Split by comma: tách bằng dấu phẩy.
  •         Phím Split by comma-space: tách bằng dấu phẩy – dấu cách.
  •         Split by space: tách bằng dấu cách.

Tại phần lưu kết quả các bạn chọn đến đường dẫn sẽ lưu file Excel. Sau khi chuyển từ file Word sang sau đó bạn chọn Start Converting bạn chọn OK.

4. Cách sao chép bảng tính từ Word sang Excel không mất định dạng

Một số trường hợp như sao chép từ dữ liệu từ Word sang Excel lại không hề đơn giản. Nhất là với những định dạng file có nhiều tiểu tiết. Trong phần dưới này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn. Cách sao chép nội dung file Word sang Excel mà vẫn giữ nguyên định dạng cũ.

5. Cách sao chép bảng tính từ Word sang Excel

Hộp thoại hiển thị trước mắt để paste nội dung. Bạn nhấn vào “Microsoft Office Excel Worksheet Object”, click “OK“ là cách chuyển file Excel sang Word (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

Hộp thoại hiển thị trước mắt để paste nội dung. Bạn nhấn vào “Microsoft Office Excel Worksheet Object”, click “OK“ là cách chuyển file Excel sang Word (nguồn ảnh: sưu tầm từ internet)

+ Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở tệp tài liệu Word của mình lên. => Bôi đen chọn vùng bảng tính cần sao chép =>. Sau đó click chuột phải chọn copy. 

  Bước 2: Tiếp theo, bạn mở file Excel và click chuột phải =>. Chọn  Paste Special .

+ Bước 3: Sau đó tích chọn  Paste Tại cửa sổ As: bạn chọn HTML => rồi nhấn OK để dán. Sau khi dán file Word sang Excel thì mọi định dạng như Fonts chữ, khung chứa. Màu sắc sẽ được giữ nguyên chỉ có định dạng về cột và dòng là bị xáo trộn một chút.

+ Bước 4: Với trường hợp bảng tính Excel ít dữ liệu. Bạn có thể dùng chuột để thay đổi kích thước hàng và cột một cách thủ công. Còn nếu như có quá nhiều cột và hàng thì bạn nhấn  Ctrl +A  để bôi đen bảng tính Excel. Click chuột phải vào dòng chọn Row Height ( chiều cao hàng).  Sau đó chỉnh lại thông số độ cao của hàng dọc khoảng 18-22 và nhấn  OK  để thiết lập.

+ Bước 5: Tiếp theo bạn căn chỉnh chiều rộng của ô bằng cách click chuột phải vào hàng dọc. Và chọn Column Width (chiều rộng cột).

6. Kết luận

Trên đây chúng tôi hướng dẫn các bạn cách chuyển file Word sang Excel đơn giản và dễ sử dụng. Hy vọng các bạn sẽ có thể nhanh chóng chuyển đổi file Word sang Excel với những cách chúng tôi đã chia sẻ. Chúc các bạn thành công! Các bạn muốn chia sẻ gì với chúng tôi, hãy để lại bình luận bên dưới để chúng ta cùng trao đổi. Hãy chia sẻ bài viết của chiasekienthuc365.net cho bạn bè nếu bạn thấy hữu ích. Trân trọng cảm ơn các bạn.

Có thể bạn quan tâm

 Cách chuyển đổi file word sang PDF nhanh chóng và hiệu quả nhất

Những điều bạn cần biết về cách đánh số trang trong word

Phương pháp chuyển đổi file pdf sang word đạt hiệu quả tốt nhất

Admin An Khang

Hãy đọc, hãy học, hãy làm!
Hãy làm những việc nhỏ khi nó còn dễ, và hãy làm những việc lớn khi nó còn nhỏ. Nếu bạn chưa làm được hãy chia sẻ với chúng tôi, Chiasekienthuc365 sẽ hỗ trợ bạn!
Một vài lưu ý trước khi comment :
Chúng tôi sẽ ẩn email của các bạn. Các trường bắt buộc được đánh dấu *
Tất cả các comment của các bạn sẽ được giải đáp trong vòng 24h!
Nếu bạn sử dụng tên ảo có kèm từ khoá hoặc link chúng tôi xin phép không hiển thị / chấp nhận comment của bạn.
Không dẫn link sang trang web/blog khác. Xem quy định comment tại đây.

Thêm bình luận

Email của bạn sẽ được bảo mật